VIDEO: Presentación del manual freelance en comunicación interna.
1 MANUAL DE FREELANCE EN COMUNICACIÓN INTERNA
Se define por un trabajador freelance a una persona que trabaja por cuenta propia, es decir un autónomo. Es la persona que su actividad consiste en realizar trabajos propios de su profesión, de forma autónoma, dirigidos a otras empresas o a terceros que requieran sus servicios. Generalmente, la retribución que perciben los freelancers es en función del resultado obtenido y no del tiempo trabajado.
Por tanto, un freelance en comunicación interna no será más que la persona u autónomo que presta los servicios a terceros en materia de comunicación interna, es decir, les proporciona habilidades, conocimientos y actitudes que deben tomar estas personas jurídicas para integrar o mejorar la comunicación interna, y así sacar más rendimiento de los trabajadores que puede traducirse por un aumento en el resultado de la empresa.
El siguiente manual freelance en comunicación interna recoge las características, técnicas y actitudes que deben tomar terceras personas que contratan el servicio.
Se ha elegido éste nombre marca ya que la palabra es parte de la comunicación interna, es la relación comunicativa de unos con otros. Es un nombre fácil de pronunciar y rápidamente queda en la mente de todos los clientes y público en general.
Los valores que se quiere transmitir FeedBack son los siguientes:
· Todos los empleados de la empresa son el conjunto de ella, es decir, cada trabajador no es una parte de la empresa, sino que todos los trabajadores son el todo de la empresa, son un conjunto uniforme.
· Otro valor que se quiere transmitir es el de la confianza y respeto a los empleados de la empresa. Estos dos términos son muy importantes para que la comunicación fluya entre los empleados, y FeedBack cree que la confianza y el respeto son valores que deben estar en la mente de todos los empleados.
· El trabajo bien hecho y el espíritu de superación, son dos otros valores que FeedBack tiene inherentes a su filosofía de trabajo. Querer superarse día a día implica un gran trabajo, una gran movilidad en busca de nuevas formas de hacer.
La filosofía de trabajo de FeedBack no es más que el trabajo constante y mejorar día a día las propuestas. Día a día se buscan nuevas formas, técnicas y demás para mejorar la comunicación interna de las empresas que requieran los servicios freelance.
Este manual freelance en comunicación interna va dirigido a todas aquellas empresas, de cualquier sector (sector de la metalurgia, sector textil, sector de la alimentación, etc.), que quieran mejorar su comunicación interna en base a su estructura organizativa. Este manual se puede aplicar a cualquier empresa con un alto interés de superación en temas de comunicación interna.
Los clientes objetivo de FeedBack se identifican en todo tipo de sectores empresariales. Esto da una ventaja sobre otros que puedan ser más específicos en un sector, dado que, al abarcar la totalidad de las empresas, hay más posibilidades de engrandecer la cartera de clientes.
El manual, para encontrar trabajo, se debe proporcionar en las diferentes webs que gestionan la oferta y demanda de trabajo y contratación de servicios freelance. Las empresas en internet son las siguientes:
· Infolancer: http://www.infolancer.net
· Publicitar el manual en un blog.
Analizando diferentes empresas, se ha detectado que, en mayor o menor medida, tienen una comunicación interna de la empresa a unos niveles bajos. Este manual proporciona diferentes técnicas e actitudes para mejorar está faceta de la empresa tan importante para la consecución de los objetivos establecidos en su momento.
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Para poder mejorar la comunicación interna de la empresa, es de vital importancia atender a su organización. Destacamos los siguientes puntos:
· Tener una buena organización. El organigrama funcional debe ser muy claro y marcar exactamente la jerarquía de los diferentes cargos o puestos de trabajo.
· Se debe comunicar a los demás trabajadores de la empresa para que conozcan a la perfección las personas que les mandan o las personas que dependen de ellos. Es decir, deben saber perfectamente el lugar que ocupan dentro de la empresa.
Una vez clara la organización de la empresa, se empezaría a dar diferentes técnicas de comunicación interna, como por ejemplo las siguientes:
a) Tablón de anuncios. El tablón de anuncios no sirve más que para emitir comunicados a los empleados, pero con el riesgo de no ser leído.
b) Manuales corporativos. Es una herramienta importante, ya que estos manuales aportan una gran operatividad y permiten que el trabajador empiece a ser eficiente, eficaz y rentable desde el primer día de su incorporación.
c) Revista interna. Es un medio dinámico y abierto a la opinión y colaboración de los empleados, y que los mantiene completamente informados de todo lo referente a la empresa.
d) Buzón de sugerencias. Permite a los trabajadores participar activamente en la empresa dando su opinión e ideas de mejora.
Otro aspecto muy importante, y a tener en cuenta, es la actitud que debe tomar la empresa frente los empleados. ¿Cómo debe actuar la empresa para mejorar la comunicación interna, así como sus resultados?. Se destacan los diferentes puntos:
· La motivación. La motivación de los empleados es vital para aumentar la producción y los resultados. Si un empleado trabaja desmotivado, las tareas que realiza serán de un nivel inferior al esperado, pero si se le motiva, este nivel igualará al esperado o, incluso, lo superará.
· Focus Group. Esta técnica no es más que parecida al buzón de sugerencias, pero realizada en una reunión con todos los empleados para que estos transmitan su opinión respecto a la empresa. El objetivo de esta reunión es proporcionar ideas de mejora entre todo el personal (directivos y empleados) de la empresa.
METODOLOGÍA DEL TRABAJO Y TIEMPOS DE EJECUCIÓN
La forma en que se va a llevar a cabo todas las técnicas y actitudes anteriores referente a la comunicación interna, se dividirá en fases, y cada fase tendrá su tiempo estimado de aplicabilidad.
FASE 1: Tablón de anuncios y revista interna
A. MEODOLOGÍA
La metodología que se utilizará en este punto se divide en diferentes pasos ordenados por preferencias:
1. Analizar y extraer la información de la empresa necesaria para exponer en el tablón de anuncios y en la revista interna.
2. Redactar la información extraída. Por lo que hace al tablón de anuncios, la información debe ser directa, clara y concisa, no debe ser muy extensa, en cambio, en la revista interna, puede ser más extensa.
3. Diseñar la revista interna de la empresa. Un buen diseño que provoque la lectura de los trabajadores.
4. Ejecución de la técnica. Imprimir toda la documentación a colgar en el tablón de anuncios e imprimir la revista interna para cada trabajador.
5. Periodo de análisis de funcionamiento. Cada cierto tiempo se revisará la faena para observar el funcionamiento y evaluar la técnica.
B. TIEMPOS DE EJECUCIÓN
Los tiempos de ejecución diferenciando los pasos comentados con anterioridad son los siguientes.
PASOS
|
TIEMPOS DE EJECUCIÓN
|
1. Análisis y extracción de la información.
|
2 días
|
2. Redactar la información.
|
2 días
|
3. Diseño de la revista interna.
|
5 días
|
4. Ejecución de la técnica.
|
1 día
|
5. Análisis de funcionamiento.
|
Una vez cada 30 días
|
FASE 2: Manuales corporativos
A. METODOLOGÍA
La metodología que se utilizará en este punto se divide, también, en diferentes pasos ordenados por preferencias:
1. Redactar los diferentes manuales de la empresa, es decir, el manual de acogida del trabajador, el manual del servicio al cliente, el manual del funcionamiento de la empresa.
2. Una vez redactado, dar un diseño al manual.
3. Enviar el manual a cada trabajador de la empresa vía correo electrónico.
4. Periodo de análisis de funcionamiento. Cada cierto tiempo se revisará la faena para observar el funcionamiento y evaluar la técnica.
B. TIEMPOS DE EJECUCIÓN
Los tiempos de ejecución de esta fase también se diferencia por los pasos comentados con anterioridad:
PASOS
|
TIEMPOS DE EJECUCIÓN
|
1. Redactar los manuales.
|
6 días
|
2. Diseño de los manuales.
|
3 días
|
3. Envío por correo electrónico.
|
1 día
|
4. Análisis de funcionamiento.
|
Una vez cada 30 días
|
FASE 3: Buzón de sugerencias
A. METODOLOGÍA
Las diferentes fases que compondrán la metodología para la realización del buzón de sugerencias, son las siguientes:
1. Crear y diseñar un espacio en la intranet de la empresa para el buzón de sugerencias y la web corporativa.
2. Recoger la información recibida por los empleados.
3. Analizar y evaluar la información recibida.
4. Adoptar diferentes medidas respecto a la información proporcionada por los empleados de la empresa.
5. Periodo de análisis de funcionamiento. Cada cierto tiempo se revisará la faena para observar el funcionamiento y evaluar la técnica.
B. TIEMPOS DE EJECUCIÓN
Los tiempos de ejecución para esta tercera fase son los siguientes:
PASOS
|
TIEMPOS DE EJECUCIÓN
|
1. Crear y diseñar el espacio.
|
30 días
|
2. Recogida de información.
|
1 día
|
3. Análisis y evaluación de la información.
|
2 días
|
4. Adopción de medidas.
|
2 días
|
5. Análisis de funcionamiento.
|
Una vez cada 30 días
|
FASE 4: La motivación
A. METODODLOGÍA
A partir de la cuarta fase, dejamos las técnicas para entrar en términos de comportamiento. Por lo que hace a la metodología de este comportamiento es la siguiente:
1. Analizar el trabajo de los empleados para observar el grado de motivación.
2. Crear unos incentivos motivacionales y hacer partícipe al trabajador en la empresa. Los incentivos de los cuales se habla son los siguientes:
a. Empleado del mes. Se trata de un detalle en relación a la empresa.
3. Control de la motivación de los trabajadores. Cada cierto tiempo se realizará un control de la motivación de los empleados de la empresa en base a unos umbrales marcados con anterioridad.
B. TIEMPOS DE EJECUCIÓN
Los tiempos de ejecución de los pasos expresados anteriormente son los siguientes:
PASOS
|
TIEMPOS DE EJECUCIÓN
|
1. Análisis inicial del grado de motivación.
|
7 días
|
2. Creación de incentivos.
|
1 día
|
3. Control de la motivación.
|
Una vez cada 30 días
|
FASE 5: Focus Group
A. METODOLOGÍA
La metodología para la quinta y última fase es la siguiente:
1. Establecer un día cada trimestre para una reunión de 4 horas con todos los empleados de la empresa para proponer medidas de mejora. El sitio de la reunión es en la propia empresa.
2. Gravar la reunión en vídeo y analizar las medidas de mejora expuestas.
3. Adoptar las medidas necesarias para la organización.
4. Periodo de análisis de funcionamiento. Cada cierto tiempo se revisará la faena para observar el funcionamiento y evaluar la técnica.
B. TIEMPOS DE EJECUCIÓN
Los tiempos de ejecución de la quinta fase se diferencian en los pasos explicados con anterioridad.
PASOS
|
TIEMPOS DE EJECUCIÓN
|
1.Establecer fecha de reunión y reunirse.
|
2 días
|
2. Gravar la reunión y analizar medidas.
|
2 días
|
3. Adoptar las medidas.
|
1 día
|
4. Análisis de funcionamiento.
|
Una vez cada 30 días
|
PRESUPUESTO DETALLADO
El presupuesto que veremos a continuación está detallado y diferenciado por las diferentes fases expuestas con anterioridad. De cada fase se ha extraído lo inmediatamente necesario para llevar a cabo la técnica o comportamiento de la comunicación interna de la empresa.
Otra característica muy importante del presupuesto detallado es que los valores que figuran (el precio, el tiempo/cantidad) son valores anuales, es decir, este presupuesto es en vistas a un año y que puede ser renovado al año siguiente, siempre revisándolo con anterioridad a la finalización del contrato.
El margen previsto a cada partida será del 15%, es decir, FeedBack, en cada partida de cada fase incrementa el precio en tan solo un 15% para su beneficio.
En este presupuesto también se fijan unos honorarios y el Know How. Los honorarios son entendidos que para desarrollar el plan o manual se necesita 4 meses en general y unos días de control durante el año, hace un total de unas 480 horas anuales. El Know How, que es la idea del freelance, se calcula con tan solo el 5% del total de las fases más los honorarios.
Con todo lo explicado, seguidamente se puede observar el presupuesto detallado para el manual freelance en comunicación interna de FeedBack:
Fases
|
Concepto
|
Proveedor
|
Tiempo / Cantidad
|
Div.
|
Coste Total
|
Margen Previsto
|
PVP
| |
1
|
Material
Tablón de corcho
|
Abacus Cooperativa
|
1 u.
|
€
|
96,50
|
15%
|
110,98
| |
2
|
Personal Externo
|
Diseñador
|
Manage Design
|
72 h.
|
€
|
1.800,00
|
15%
|
2.070,00
|
Copistería
|
Copiservei
|
50 u.
|
€
|
375,00
|
15%
|
431,25
| ||
3
|
Personal Externo
Diseñador de la web corporativa e intranet
|
Manage Design
|
240 h.
|
€
|
4.800,00
|
15%
|
5.520,00
| |
4
|
Material
Detalle del empleado del mes
|
El Corte Inglés
|
12 u.
|
€
|
600,00
|
15%
|
690,00
| |
5
|
Material
Cámara de video
|
Cero i u servicios audiovisuales
|
16h.
|
€
|
480,00
|
15%
|
552,00
| |
Honorarios
|
FeedBack
|
480 h.
|
€
|
7.200,00
| ||||
Know How
|
FeedBack
|
828,71
| ||||||
TOTAL ANUAL
|
17.402,94
| |||||||
Puede parecer un proyecto muy costoso ya que es una cantidad elevada, pero hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:
· Es un proyecto anual, por tanto los valores son anuales.
· El proyecto abarca 5 fases con 6 técnicas o comportamientos. Eso quiere decir que, en otros proyectos sólo se lleva a cabo una opción, una técnica, en éste son 6 durante 4 meses y con días de control. Por esta razón también se ve incrementado el precio.
FORMAS DE PAGO
Las formas de pago que ofrece FeedBack son:
· Entre las cinco fases se pagará el 50% al inicio del proyecto y el otro 50% pasados 4 meses.
· Los honorarios se pagará el 30% al principio del proyecto y el 70% restante pasado un año antes de decidir la renovación del contrato.
· El Know How se pagará la totalidad del importe al inicio del proyecto.
Las ganancias que obtendría para FeedBack en éste proyecto (sólo llevándolo a cabo en una empresa) se recogen en el siguiente cuadro:
FASES / CONCEPTO
|
COSTE TOTAL
|
MARGEN PREVISTO
|
PVP
|
GANANCIAS
|
Fase 1
|
96,50 €
|
15%
|
110,98 €
|
14,48 €
|
Fase 2
|
2.175,00 €
|
15%
|
2.501,25 €
|
326,25 €
|
Fase 3
|
4.800,00 €
|
15%
|
5.520,00 €
|
720,00 €
|
Fase 4
|
600,00 €
|
15%
|
690,00 €
|
90,00 €
|
Fase 5
|
480,00 €
|
15%
|
552,00 €
|
72,00 €
|
Honorarios
|
7.200,00 €
|
7.200,00 €
| ||
Know How
|
828,71 €
|
828,71 €
| ||
TOTAL ANUAL
|
9.251,44 €
| |||
Las variaciones según la fidelidad se realizarán en cuatro supuestos, de menor a mayor disminución de la fidelidad.
CASO 1: La fidelidad del 100%
Se supone que de un año de tener 5 clientes sigue manteniendo los clientes, es decir, obtiene el 100% de la fidelidad. Por tanto sus resultados serán los siguientes.
EMPRESAS
|
GANANCIAS
|
Empresa A
|
9.251,44 €
|
Empresa B
|
9.251,44 €
|
Empresa C
|
9.251,44 €
|
Empresa D
|
9.251,44 €
|
Empresa E
|
9.251,44 €
|
TOTAL
|
46.257,20 €
|
CASO 2: La fidelidad del 80%
En el caso que la fidelidad sea del 80%, es decir de las 5 empresas que se mantenían, en el siguiente año una decide no renovar, por tanto las ganancias serán las siguientes:
EMPRESAS
|
GANANCIAS
|
Empresa A
|
9.251,44 €
|
Empresa B
|
9.251,44 €
|
Empresa C
|
9.251,44 €
|
Empresa D
|
9.251,44 €
|
TOTAL
|
37.005.76 €
|
VARIACIÓN DE LAS GANANCIAS
GANANCIAS
| |
AÑO
|
GANANCIAS
|
Año 1
|
46.257,20 €
|
Año 2
|
-9.251,44 €
|
TOTAL
|
37.005.76 €
|
CASO 3: La fidelidad del 60 %
En el caso que la fidelidad sea del 60% respecto al primer año, es decir de las 5 empresas que se mantenían, al cabo del año dos empresas no renuevan, las ganancias son las siguientes:
EMPRESAS
|
GANANCIAS
|
Empresa A
|
9.251,44 €
|
Empresa B
|
9.251,44 €
|
Empresa C
|
9.251,44 €
|
TOTAL
|
27.754.32 €
|
VARIACIÓN DE LAS GANANCIAS
GANANCIAS
| |
AÑO
|
GANANCIAS
|
Año 1
|
46.257,20 €
|
Año 2
|
-18.502,88 €
|
TOTAL
|
27.754.32 €
|
CASO 4: La fidelidad del 40%
En el caso que la fidelidad sea del 40%, es decir de las 5 empresas que se mantenían, al cabo del año tres empresas no renuevan el contrato freelance, las ganancias son las siguientes:
EMPRESAS
|
GANANCIAS
|
Empresa A
|
9.251,44 €
|
Empresa B
|
9.251,44 €
|
TOTAL
|
18.502,88 €
|
VARIACIÓN DE LAS GANANCIAS
GANANCIAS
| |
AÑO
|
GANANCIAS
|
Año 1
|
46.257,20 €
|
Año 2
|
-27.754.32 €
|
TOTAL
|
18.502,88 €
|
Con este sistema, también se puede controlar las facturas pendientes de cobrar, en definitiva, realiza un control de toda la facturación.
La factura será enviada a los clientes mediante internet y, de esta manera, nos ahorramos problemas en la facturación del tipo de pérdidas de facturas, etc. Los clientes deberán abonar la cantidad que se precisa en dicha factura en los periodos marcados en el contrato firmado al principio del proyecto.
El sistema de cobros pasa primero por tener un control de las facturas pagadas y las facturas por recibir el cobro. Este servicio de control lo proporcionará FACTURAgem.
El cobro de las facturas se realizará mediante la domiciliación bancaria, cuyo número de la cuenta figurará en el contrato de firmado al principio del proyecto. Deberá figurar el cobró en las fechas marcadas en dicho contrato, y en caso de incumplimiento, pasados treinta días se deberá abonar un recargo del 3% sobre la cuota que debe pagar en esa fecha.
Es una cuenta abierta con La Caixa y permite controlar el flujo de caja mediante internet, en una cuenta propia.
Se ofrece un servicio al cliente en el que éste es el máximo valor que se tiene en cuenta, es decir, el cliente es lo más importante para una empresa, ya para FeedBack no será menos.
¿Cómo FeedBack fideliza a sus clientes?
FeedBack fideliza a sus clientes de la forma en que ofrece diferentes descuentos en próximas contrataciones que pueden interesar a los clientes. Otro aspecto que valoran y requieren los clientes es que constantemente se innove, que las empresas contratadas proporcionen ideas nuevas, de última generación.
FeedBack mejora día a día las propuestas hechas, es decir, primero realiza un control exhaustivo de todas las medidas expuestas en el primer proyecto, y al siguiente año, al exponer una nueva propuesta, intenta aportar ideas aún más innovadoras y que abaraten el coste de cada una.
Otro aspecto que FeedBack tiene en cuenta es que se adapta a las peticiones del cliente y a su presupuesto, por tanto le puede proporcionar medidas especiales en los siguientes años (una vez conocido el cliente) que pueden beneficiarle al cliente.
¿Cómo es el servicio post-venta de FeedBack?
FeedBack tiene un servicio de post-venta en el que hace hincapié al control de las medidas propuestas, es decir, a parte de proporcionar, explicar y aplicar las diferentes medidas expuestas anteriormente, FeedBack proporciona un servicio de control de todas ellas para observar su funcionamiento y detectar las partes que flojean para convertirlas en puntos fuertes ideando nuevas formas de hacer.
En cualquier caso, el cliente siempre está en contacto con el freelance ya que éste le proporciona la información necesaria y crea un pequeño espacio dentro de la intranet de la empresa.
¿Cómo es el sistema de gestión de incidencias?
El Sistema de Gestión de Incidencias es el sistema encargado de controlar el volumen y procedencia de las incidencias, así como los responsables y plazos medios de resolución. Este sistema debe garantizar al cliente que es efectivo y eficaz en el sentido que resuelve todo tipo de quejas e incidencias de la mejor manera y con el menor tiempo posible.
Cualquier cliente que proporcione una queja, ésta será estudiada para próximamente cambiar en lo que se falla, es decir, la opinión del cliente se valora mucho. Esa opinión se analiza y se extrae unas conclusiones con unas medidas de actuación. Estas medidas de actuación se llevan a cabo rápidamente para solucionar los posibles problemas que tenga la empresa en cuestión.
